1. Nền tảng của công ty trước khi nhận tư vấn

Công ty TNHH Nhựa Đức Thành Hưng là một doanh nghiệp vừa hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và bán buôn các sản phẩm vật liệu xây dựng như thủy tinh, nhựa và sắt thép. Với quy mô khoảng 40 nhân sự, công ty tập trung chủ yếu vào sản xuất kính cường lực, phục vụ các nhà thầu xây dựng tại Ninh Thuận và các tỉnh lân cận. 

Trước khi tham gia dự án tư vấn, công ty chưa có cơ cấu phòng ban rõ ràng, các quy trình sản xuất và quản lý nội bộ còn phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân, thiếu sự chuẩn hóa. Hoạt động marketing chưa hiệu quả, chủ yếu dựa vào kênh Zalo để liên hệ khách hàng, trong khi website và fanpage không được khai thác tối ưu. Quản lý tồn kho gặp khó khăn do thiếu hệ thống theo dõi chặt chẽ, dẫn đến lãng phí nguyên vật liệu và thời gian xử lý hàng tồn. Ngoài ra, nhân sự chưa được đào tạo bài bản về quản lý hiện trường và kỹ năng chuyên môn, ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng sản phẩm.

2. Những vấn đề cần cải tiến

Nội dung công ty mong muốn:

• Hoàn thiện hoạt động marketing: Công ty mong muốn xây dựng chiến lược marketing hiệu quả để tăng nhận diện thương hiệu và mở rộng thị trường, đặc biệt hướng đến các tỉnh lân cận.

• Quản lý tồn kho: Xây dựng phương án quản lý tồn kho phù hợp, giảm thiểu hàng tồn, tối ưu hóa quy trình nhập-xuất kho và đảm bảo chất lượng hàng hóa.

Nội dung chuyên gia Ouransoft đề xuất tư vấn:

Dựa trên phân tích hiện trạng, đội ngũ tư vấn của Ouransoft (ORS) nhận thấy cần cải tiến toàn diện các khía cạnh sau:

• Chuẩn hóa quy trình sản xuất: Thiết lập quy trình sản xuất rõ ràng, giảm sai sót và lãng phí, đồng thời tăng năng suất từ 250 m²/ngày lên mục tiêu 400 m²/ngày.

• Quản trị nội bộ: Xây dựng cơ cấu tổ chức, tài liệu hóa quy trình công việc và thiết lập các tiêu chí đánh giá năng lực nhân sự để đảm bảo tính bền vững.

• Phát triển thị trường và bán hàng: Tăng cường chiến lược marketing cả trên kênh truyền thống và trực tuyến, ứng dụng các công cụ số hóa như Zalo OA, Canva để tối ưu hóa tiếp cận khách hàng.

• Đào tạo nhân sự: Nâng cao năng lực quản lý hiện trường, kỹ năng chăm sóc khách hàng và sử dụng công nghệ để đáp ứng nhu cầu thị trường hiện đại.

• Ứng dụng công nghệ số: Đề xuất sử dụng Google Sheet và phần mềm quản lý để theo dõi tồn kho, tối ưu hóa quy trình sản xuất và ra quyết định nhanh chóng.

3. Công cụ cải tiến

Để giải quyết các vấn đề trên, Ouransoft đã triển khai một loạt công cụ và phương pháp cải tiến hiện đại, bao gồm:

• Phương pháp Lean và chuẩn hóa quy trình: Áp dụng các nguyên tắc sản xuất tinh gọn, sử dụng các form, bảng biểu và checklist để quản lý chất lượng và hiệu suất tại từng công đoạn sản xuất.

• Công cụ số hóa: Tích hợp Google Sheet để quản lý tồn kho, theo dõi bán thành phẩm (BTP) và thành phẩm (TP), đồng thời sử dụng Zalo OA để tăng tương tác khách hàng.

• Đào tạo theo mô hình Nhật Bản: Huấn luyện nhân sự về mô hình kinh doanh bền vững, tập trung vào ba yếu tố: lãnh đạo, hoạt động kinh doanh và các yếu tố thúc đẩy kinh doanh.

• Phân tích chiến lược: Ứng dụng các công cụ PEST, 5F, SWOT và 3C+1 để đánh giá bối cảnh bên trong và bên ngoài, từ đó xây dựng chiến lược marketing và phát triển thị trường phù hợp.

• Công cụ marketing trực tuyến: Sử dụng Canva để thiết kế nội dung truyền thông, ChatGPT để hỗ trợ sáng tạo ý tưởng và các nền tảng mạng xã hội như Zalo, Facebook để quảng bá thương hiệu.

4. Kết quả tư vấn

Dự án tư vấn do Ouransoft thực hiện đã mang lại những kết quả vượt mong đợi, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty TNHH Nhựa Đức Thành Hưng:

• Chuẩn hóa quy trình sản xuất: Quy trình sản xuất được thiết lập rõ ràng từ khâu lập kế hoạch, xác định hàng tồn đến giao hàng, giúp giảm thiểu lỗi và tăng tính nhất quán. Các điểm kiểm soát chất lượng được triển khai tại các công đoạn cắt, mài và gia nhiệt kính, đảm bảo ghi nhận và xử lý lỗi tức thời.

• Tối ưu hóa quản lý tồn kho: Hệ thống quản lý tồn kho sử dụng Google Sheet giúp theo dõi BTP và TP chính xác, giảm thời gian tìm kiếm và lãng phí nguyên vật liệu. Quy trình nhập-xuất kho được cải tiến, tăng hiệu quả bảo quản và xuất hàng.

• Tăng cường hiệu quả marketing: Tài khoản Zalo OA được triển khai để đăng bài và gửi thông báo, tăng tương tác với khách hàng gấp đôi so với trước đây. Công ty đã thành lập đội ngũ chuyên trách bán hàng và chăm sóc khách hàng, cải thiện trải nghiệm khách hàng.

• Nâng cao năng lực nhân sự: Nhân viên được đào tạo về quy trình sản xuất chuẩn, kỹ năng quản lý hiện trường và chăm sóc khách hàng, giúp tăng năng suất và chất lượng công việc. Tài liệu hướng dẫn công việc được xây dựng chi tiết cho từng vị trí.

• Nền tảng phát triển bền vững: Công ty đã xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng, phân tích nhu cầu từng nhóm để triển khai các chiến dịch marketing hiệu quả hơn. Lộ trình triển khai tiếp theo đã được thiết lập, bao gồm hoàn thiện chiến lược marketing, áp dụng phần mềm quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất trong các quý tới.