1. Nền tảng của công ty trước khi nhận tư vấn

Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tổng hợp Hồng Phúc là một doanh nghiệp siêu nhỏ chuyên cung cấp dịch vụ kế toán thuế, tư vấn pháp lý và hỗ trợ thành lập doanh nghiệp. Công ty phục vụ hơn 500 doanh nghiệp tại Ninh Thuận và các tỉnh lân cận, tập trung vào các doanh nghiệp khởi nghiệp, vừa và nhỏ.

Tuy nhiên, công ty đối mặt với nhiều thách thức. Quy trình làm việc chưa được chuẩn hóa, phụ thuộc nhiều vào giám đốc trong phân bổ công việc và bán hàng, dẫn đến thiếu hiệu quả khi khối lượng công việc tăng. Hệ thống quản trị chưa tối ưu, thiếu báo cáo tự động và tổng hợp lỗi phát sinh. Về tiếp thị, website và fanpage có lượng tương tác thấp, nội dung trùng lặp, chưa khai thác tốt SEO hay các kênh trực tuyến như Zalo OA, Google Ads. Nhân sự tuy có chuyên môn nhưng thiếu đào tạo định kỳ về kỹ năng mềm và công nghệ, hạn chế khả năng đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường, đặc biệt với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

2. Những vấn đề cần cải tiến

Nội dung công ty mong muốn:

• Chuẩn hóa quy trình làm việc: Xây dựng quy trình rõ ràng từ tiếp nhận yêu cầu khách hàng đến báo cáo, giảm thiểu sai sót và thời gian xử lý.

• Tối ưu quản trị công việc: Áp dụng công cụ quản trị để theo dõi tiến độ và phân bổ công việc hiệu quả hơn.

Nội dung ORS Corp đề xuất tư vấn:

Dựa trên khảo sát hiện trạng, ORS Corp xác định thêm các khía cạnh cần cải tiến:

• Tăng cường tiếp thị trực tuyến: Tối ưu hóa website, fanpage và sử dụng các nền tảng như Zalo OA, Google Ads để tăng nhận diện thương hiệu và thu hút khách hàng mới.

• Đào tạo nhân sự: Nâng cao kỹ năng chuyên môn (kế toán, pháp lý) và kỹ năng mềm (giao tiếp, chăm sóc khách hàng), đồng thời bổ sung nhân sự pháp lý và IT để cân bằng dịch vụ.

• Ứng dụng công nghệ số: Triển khai Google Calendar, biểu mẫu tự động và cân nhắc CRM để quản lý khách hàng và quy trình hiệu quả hơn.

• Phát triển chiến lược dài hạn: Xây dựng lộ trình mở rộng thị trường, đặc biệt hướng đến doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài với nội dung đa ngôn ngữ.

3. Công cụ cải tiến

ORS Corp đã áp dụng các công cụ và phương pháp hiện đại để giải quyết các vấn đề của công ty, bao gồm:

• Phương pháp Lean: Loại bỏ lãng phí trong quy trình làm việc thông qua chuẩn hóa và sử dụng biểu mẫu, checklist.

• Mô hình quản trị JICA: Áp dụng mô hình kinh doanh bền vững từ Nhật Bản, tập trung vào lãnh đạo, hoạt động kinh doanh và yếu tố thúc đẩy.

• Phân tích chiến lược: Sử dụng PEST, 5F, 3C+1 và SWOT để đánh giá bối cảnh, xác định cơ hội và thách thức.

• Công cụ số hóa: Tích hợp Google Calendar và Google Sheet để quản lý tiến độ công việc và khách hàng, Zalo OA để tăng tương tác.

• Công cụ tiếp thị: Sử dụng Canva để thiết kế nội dung, SEO để cải thiện thứ hạng website và Google Ads để mở rộng tiếp cận khách hàng.

4. Kết quả tư vấn

Dự án tư vấn đã mang lại những cải tiến đáng kể, giúp Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tổng hợp Hồng Phúc nâng cao hiệu quả vận hành và định hướng phát triển:

• Chuẩn hóa quy trình làm việc: Quy trình từ tiếp nhận yêu cầu khách hàng đến báo cáo được thiết lập rõ ràng, sử dụng form khảo sát cho khách hàng mới để giảm thời gian xử lý. Bộ tài liệu quy trình được hoàn thiện, liệt kê chi tiết các bước và biểu mẫu cần thiết.

• Tối ưu quản trị công việc: Google Calendar được triển khai để theo dõi tiến độ công việc hàng ngày, giảm sự phụ thuộc vào giám đốc trong phân bổ nhiệm vụ. Biểu mẫu tự động giúp quản lý dễ dàng giám sát và điều phối công việc.

• Tăng cường tiếp thị trực tuyến: Website được tối ưu SEO, tăng lượng truy cập. Fanpage cải thiện nội dung, tăng tương tác gấp 2 lần so với trước. Zalo OA được sử dụng để gửi thông báo và tư vấn nhanh, cải thiện trải nghiệm khách hàng.

• Nâng cao năng lực nhân sự: Nhân viên được đào tạo về quy trình mới, kỹ năng giao tiếp và chăm sóc khách hàng, tăng hiệu quả phục vụ. Đề xuất tuyển thêm nhân sự pháp lý và IT để cân bằng dịch vụ trong tương lai.

• Định hướng mở rộng thị trường: Lộ trình triển khai được thiết lập, bao gồm tối ưu hóa công cụ quản trị (Quý 1), phát triển kênh tiếp cận khách hàng (Quý 2), nâng cao tính chuyên nghiệp (Quý 4) và xây dựng thương hiệu (Quý 5), hướng đến doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài với nội dung đa ngôn ngữ.

Dự án tư vấn tại Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tổng hợp Hồng Phúc đã đặt nền móng cho sự phát triển bền vững, từ chuẩn hóa quy trình đến nâng cao năng lực tiếp thị và quản trị. Những thay đổi này không chỉ giúp công ty vượt qua hạn chế hiện tại mà còn mở ra cơ hội mở rộng thị trường và tăng cường uy tín. Quý doanh nghiệp hãy liên hệ ORS Corp để được đồng hành và hỗ trợ chiến lược dài hạn!