1. Nền tảng của công ty trước khi nhận tư vấn

Công ty Cổ phần In Ninh Thuận, là một doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyên sản xuất các sản phẩm in ấn, phục vụ đa dạng khách hàng từ cá nhân đến doanh nghiệp. Với đội ngũ khoảng 31 nhân viên, công ty vận hành một nhà máy in hiện đại, tập trung vào các sản phẩm như tài liệu, ấn phẩm quảng cáo và bao bì. Trước khi tham gia dự án tư vấn, công ty đã xây dựng được hệ thống kế toán minh bạch, quy trình vận hành cơ bản và đội ngũ nhân sự tinh gọn, cho thấy tiềm năng phát triển trong ngành in ấn.

Tuy nhiên, công ty đối mặt với nhiều hạn chế. Quy trình sản xuất thiếu sự chuẩn hóa, quản lý chất lượng chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, dẫn đến tỷ lệ lỗi sản phẩm cao (khoảng 20%) do các vấn đề như sai màu, trầy xước. Hệ thống quản lý kho chưa tối ưu, đặc biệt là khu vực bán thành phẩm thiếu định danh và quy hoạch rõ ràng, gây chậm trễ trong xuất nhập kho. Việc sử dụng Zalo làm kênh giao tiếp chính cho lệnh sản xuất gây khó khăn trong giám sát tiến độ và đồng bộ thông tin. Ngoài ra, môi trường nhà xưởng chưa được kiểm soát chặt chẽ về độ ẩm, nhiệt độ và bụi, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và sức khỏe nhân viên.

2. Những vấn đề cần cải tiến

Nội dung công ty mong muốn:

• Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tại nhà máy: Công ty mong muốn thiết lập một hệ thống kiểm soát chất lượng bài bản, giảm tỷ lệ lỗi sản phẩm và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

• Hoàn thiện quy trình sản xuất: Chuẩn hóa các bước sản xuất để tăng hiệu suất, giảm lãng phí và đảm bảo tiến độ giao hàng.

Nội dung chuyên gia Ouransoft đề xuất tư vấn:

Dựa trên phân tích hiện trạng, đội ngũ tư vấn của Ouransoft (ORS) nhận thấy cần cải tiến thêm các khía cạnh sau:

• Tối ưu hóa quản lý kho: Quy hoạch khu vực kho bán thành phẩm, thiết lập định danh rõ ràng và áp dụng công cụ số hóa để theo dõi tồn kho hiệu quả.

• Cải thiện môi trường nhà xưởng: Xây dựng hệ thống thông gió, hút bụi và giám sát các yếu tố môi trường như nhiệt độ, độ ẩm để bảo vệ sản phẩm và sức khỏe người lao động.

• Nâng cao năng lực nhân sự: Đào tạo nhân viên về quản lý chất lượng, vận hành thiết bị và tuân thủ quy trình chuẩn, đồng thời xây dựng văn hóa cải tiến liên tục.

• Ứng dụng công nghệ số: Tích hợp các giải pháp như bảng biểu điện tử và phần mềm quản lý để thay thế phương pháp thủ công, tăng tính minh bạch và hiệu quả trong sản xuất.

• Quản lý thiết bị: Thiết lập quy trình bảo trì định kỳ, checklist kiểm tra thiết bị để giảm thiểu sự cố và kéo dài tuổi thọ máy móc.

3. Công cụ cải tiến

Ouransoft đã triển khai một loạt công cụ và phương pháp hiện đại để giải quyết các vấn đề của công ty, bao gồm:

• Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act): Áp dụng để quản lý chất lượng và cải tiến quy trình, với các bước lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và cải tiến liên tục.

• 7 công cụ quản lý chất lượng (7 QC Tools): Sử dụng biểu đồ Pareto, biểu đồ xương cá, phiếu kiểm tra, lưu đồ, v.v., để phân tích nguyên nhân lỗi và xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng hiệu quả.

• Phương pháp Lean Manufacturing: Loại bỏ 8 loại lãng phí (vận chuyển, tồn kho, chờ đợi, v.v.) thông qua các công cụ như Just-in-Time (JIT), 5S và Kaizen để tối ưu hóa sản xuất.

• Công cụ 5S và Kaizen: Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng để tạo môi trường làm việc gọn gàng; Kaizen thúc đẩy cải tiến liên tục qua các đề xuất nhỏ từ nhân viên.

• Công cụ số hóa: Tích hợp Excel và bảng biểu điện tử để theo dõi tiến độ sản xuất, quản lý kho và ghi nhận lỗi, thay thế phương pháp thủ công qua Zalo.

4. Kết quả tư vấn

Dự án tư vấn của Ouransoft đã mang lại những thay đổi tích cực, giúp Công ty Cổ phần In Ninh Thuận nâng cao hiệu quả vận hành và chất lượng sản phẩm:

• Chuẩn hóa quy trình sản xuất: Quy trình sản xuất được thiết lập rõ ràng từ khâu tiếp nhận nguyên liệu, in ấn đến giao hàng, giảm thời gian chết và tăng tính nhất quán. Các điểm kiểm soát chất lượng được triển khai tại mỗi công đoạn, giúp giảm tỷ lệ lỗi từ 20% xuống dưới 5% trong vòng 6 tháng.

• Cải thiện quản lý chất lượng: Hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng với các biểu mẫu kiểm tra và báo cáo lỗi chi tiết, cho phép phát hiện và xử lý sai sót ngay tại chỗ. Nhân viên được đào tạo để nhận diện lỗi phổ biến như sai màu, trầy xước, đảm bảo sản phẩm đạt chuẩn trước khi giao.

• Tối ưu hóa quản lý kho: Khu vực kho bán thành phẩm được quy hoạch lại, áp dụng định danh rõ ràng và sử dụng bảng biểu điện tử để theo dõi tồn kho, giảm thời gian tìm kiếm và thất thoát hàng hóa.

• Nâng cấp môi trường nhà xưởng: Hệ thống hút gió được thiết kế lại, cải thiện khả năng thông gió và giảm bụi, tạo điều kiện làm việc an toàn hơn và bảo vệ chất lượng sản phẩm. Các yếu tố như nhiệt độ và độ ẩm bắt đầu được theo dõi chặt chẽ.

• Nâng cao năng lực nhân sự: Nhân viên được đào tạo về quy trình sản xuất chuẩn, sử dụng 7 QC Tools và áp dụng 5S, xây dựng thói quen cải tiến liên tục. Bộ tài liệu quy trình được hoàn thiện, hỗ trợ nhân viên vận hành hiệu quả hơn.

Cải tiến sản xuất và quản lý chất lượng có thể là một hành trình dài, nhưng với những bước đi đúng đắn, mọi doanh nghiệp đều có thể tiến gần hơn đến mục tiêu vận hành hiệu quả và bền vững. Dự án tư vấn tại Công ty Cổ phần In Ninh Thuận đã chứng minh rằng sự thay đổi tích cực bắt đầu từ những cải tiến nhỏ nhưng liên tục. Nếu quý doanh nghiệp muốn khám phá thêm các giải pháp tối ưu hóa sản xuất và nâng cao năng lực cạnh tranh, hãy liên hệ ngay với Ouransoft để được tư vấn chi tiết và đồng hành cùng hành trình phát triển của bạn!